Zo maak je een eenvoudige workflow voor afspraken

Stap voor stap

1. Controleer je agendaGa naar Agenda's en open de instellingen. Maak de agenda aan die je nodig hebt of kijk hoe je agenda precies heet.
2. Maak de workflow aanGa naar Automatisering en maak een nieuwe workflow vanaf nul. Geef de workflow meteen een duidelijke naam en sla hem op.
3. Stel de trigger inKies de trigger Afspraak. Voeg de filters toe voor de juiste agenda en voor de afspraakstatus nieuw.
4. Wijs een gebruiker toeVoeg als eerste stap een actie toe die het contact aan een collega toewijst. Dan hoef je later in e-mails de afzender niet steeds in te vullen.
5. Voeg tag en melding toeGeef het contact een tag als dat handig is. Stuur daarna een interne melding naar de toegewezen collega dat er een nieuwe afspraak is.
6. Bevestig aan de klantStuur een sms dat de afspraak bevestigd is. Zet daarna een wachtstap van één minuut en stuur dan een bevestigingsmail. De korte pauze voorkomt problemen tussen sms en e-mail.

Tips

• Geef elke stap een naam die zegt wat hij doet, zoals Sms aan contact. Bij grotere workflows scheelt dat veel zoekwerk.
• Geef ook de workflow zelf een duidelijke naam. Heb je er straks meer dan vijf, dan vind je zo snel de juiste.